Распоряжение Администрацю Губернатора Московской области от 27.05.2024 N 67-РАГ "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Московской области"

МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТЬ

АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 27 мая 2024 г. N 67-РАГ

г.Красногорск

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Московской области

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления», постановлением Губернатора Московской области от 21.06.2022 N 201-ПГ «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области»:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации Губернатора Московской области.

2. Руководителям самостоятельных подразделений Администрации Губернатора Московской области обеспечить соблюдение Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Московской области.

3. Признать утратившим силу распоряжение Администрации Губернатора Московской области от 31.05.2016 N 208-РАГ «Об утверждении Инструкции по делопроизводству Администрации Губернатора Московской области».

4. Управлению кадров Губернатора и Правительства Московской области Администрации Губернатора Московской области обеспечить размещение (опубликование) настоящего распоряжения на официальном сайте Администрации Губернатора Московской области в Интернет-портале Правительства Московской области.

5. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.

6. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на первого заместителя руководителя Администрации Губернатора Московской области Кораблину Ю.Ю.

Вице-губернатор

Московской области -

руководитель Администрации

Губернатора Московской области               А.А. Чупраков

Утверждена

распоряжением Администрации

Губернатора Московской области

от 27 мая 2024 г. N 67-РАГ

Инструкция по делопроизводству в Администрации Губернатора Московской области

I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Губернатора Московской области (далее соответственно - Администрация, Инструкция) является совокупностью единых правил документирования при централизованном осуществлении документооборота в Администрации, в том числе с использованием Государственной информационной системы Межведомственной системы электронного документооборота Московской области (далее - ГИС МСЭД) и федеральной информационной системы межведомственного электронного документооборота, предназначенной для организации взаимодействия систем участников межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), для обеспечения деятельности Губернатора Московской области, Правительства Московской области и Администрации.

2. Инструкция направлена на конкретизацию документооборота как между самостоятельными подразделениями Администрации, так и при взаимодействии Администрации с Администрацией Президента Российской Федерации, аппаратами палат Федерального Собрания Российской Федерации, иными федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, Московской областной Думой, центральными исполнительными органами Московской области, государственными органами Московской области (далее - ЦИО и ГО Московской области) и государственными учреждениями Московской области, органами местного самоуправления муниципальных образований Московской области (далее - ОМСУ).

3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, регистрацию, прохождение, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью ГИС МСЭД и МЭДО.

4. Особенности работы с документами ограниченного доступа, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну, и с документами, содержащими конфиденциальную информацию (персональные данные), регулируются законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области, а также Инструкцией по обработке информации (инструкция пользователя) сегмента информационной системы «Закрытый контур Государственной информационной системы «Межведомственная система электронного документооборота Московской области» в Администрации (далее - ЗК МСЭД, сегмент МСЭД ДСП Администрации), утвержденной Вице-губернатором Московской области - руководителем Администрации Губернатора Московской области от 08.02.2023 (далее - Инструкция сегмента ЗК МСЭД).

5. Сегмент МСЭД ДСП Администрации используется в целях обеспечения возможности подготовки, обработки и обмена электронными документами с ЦИО и ГО Московской области, ОМСУ, федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иными государственными органами, а также государственными внебюджетными фондами с использованием МЭДО.

6. Работа с документами по организации закупок осуществляется с учетом Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и нормативными правовыми актами Московской области.

7. Инструкция разработана в соответствии с требованиями следующих правовых актов:

1) Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

2) Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

3) Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

4) Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»;

5) постановление Правительства Российской Федерации от 28.05.2022 N 968 «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи» (далее - Правила оказания услуг телеграфной связи);

6) приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 02.09.2011 N 221 «Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения»;

7) приказ Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»;

8) приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;

9) приказ Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации N 667, ФСО России N 233 от 04.12.2020 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций»;

10) приказ Федерального архивного агентства от 25.12.2020 N 199 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления»;

11) Устав Московской области;

12) Закон Московской области N 183/2005-ОЗ «О гербе Московской области»;

13) Закон Московской области N 164/2006-ОЗ «О рассмотрении обращений граждан»;

14) постановление Губернатора Московской области от 02.07.2003 N 150-ПГ «О Регламенте Правительства Московской области» (далее - Регламент Правительства Московской области);

15) постановление Губернатора Московской области от 18.12.2014 N 287-ПГ «Об утверждении Регламента рассмотрения обращений граждан в Правительстве Московской области» (далее - Регламент рассмотрения обращений граждан в Правительстве Московской области);

16) постановление Губернатора Московской области от 21.06.2022 N 201-ПГ «Инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области» (далее - Инструкция по делопроизводству);

17) постановление Правительства Московской области от 29.07.2020 N 469/21 «Об утверждении Порядка обработки информации ограниченного доступа в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области и государственных учреждениях Московской области и признании утратившими силу некоторых постановлений Правительства Московской области»;

18) распоряжение Губернатора Московской области от 27.12.2013 N 516-РГ «О вводе в промышленную эксплуатацию межведомственной системы электронного документооборота Московской области» (далее - распоряжение Губернатора N 516-РГ);

19) распоряжение Администрации Губернатора Московской области от 27.12.2018 N 690-РАГ «Об утверждении Регламента рассмотрения обращений граждан в Администрации Губернатора Московской области» (далее - Регламент рассмотрения обращений граждан в Администрации Губернатора Московской области);

20) распоряжение Администрации Губернатора Московской области от 17.08.2021 N 338-РАГ «Об обработке персональных данных в Администрации Губернатора Московской области» (далее - Положение об обработке персональных данных);

21) распоряжение Администрации Губернатора Московской области от 06.03.2023 N 104-РАГ «О введении электронного кадрового документооборота в Администрации Губернатора Московской области»;

22) свидетельство о регистрации ГИС МСЭД в Реестре программ для ЭВМ Федеральной службы по интеллектуальной собственности от 29.07.2019 N 2019619978, а также рекомендациями следующих стандартов:

ГОСТа Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

ГОСТа Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов;

ГОСТа Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы.

8. Контроль за соблюдением установленных Инструкцией правил делопроизводства, а также обеспечением сохранности служебных документов в самостоятельных подразделениях Администрации возлагается на их руководителей.

9. Государственные гражданские служащие Московской области, а также работники, занимающие должности, не относящиеся к должностям государственной гражданской службы Московской области, государственным должностям Московской области, в Администрации (далее при совместном упоминании - работники), несут дисциплинарную и иную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области, за несоблюдение требований Инструкции, за утрату, порчу находящихся у них документов и разглашение содержащихся в них сведений.

10. Непосредственное ведение делопроизводства в самостоятельных подразделениях Администрации осуществляется работниками, ответственными за выполнение данной функции в соответствии с их должностными регламентами (далее - делопроизводители).

11. В случае ухода в отпуск, командировки, болезни исполнителя документов руководитель самостоятельного подразделения Администрации передает неисполненные документы другому исполнителю. При увольнении или переходе в другое самостоятельное подразделение Администрации работник передает дела и документы, находящиеся у него на исполнении, руководителю самостоятельного подразделения Администрации для назначения нового исполнителя по документам.

12. Информация, содержащаяся в документах Администрации, может использоваться только в служебных целях работниками самостоятельных подразделений Администрации.

13. Граждане, поступившие на государственную гражданскую службу Московской области в Администрацию или принятые на работу в Администрацию на должности, не относящиеся к должностям государственной гражданской службы Московской области, государственным должностям Московской области, должны быть ознакомлены делопроизводителями с Инструкцией.

14. Разработку единых правил делопроизводства в Администрации с учетом использования ГИС МСЭД, ЗК МСЭД и применения в работе современных информационных технологий подготовки и обработки документов, методическое руководство организацией делопроизводства в самостоятельных подразделениях Администрации и контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляет Управление делопроизводства и документооборота Администрации Губернатора Московской области (далее - Управление документооборота).

II. Общие требования к оформлению документов

1. Бланки документов

15. В Администрации используются бланки с воспроизведением герба Московской области, утвержденные распоряжением Губернатора Московской области от 24.09.2018 N 359-РГ «Об образцах бланков Губернатора Московской области, Правительства Московской области, членов Правительства Московской области и Администрации Губернатора Московской области» (далее - гербовые бланки), а также иные бланки, утвержденные в соответствии с законодательством Российской Федерации, ведомственными приказами и инструкциями федеральных органов исполнительной власти, а также иными нормативными правовыми актами Московской области.

16. Гербовые бланки являются документами строгой отчетности и изготавливаются типографским способом с проставлением порядкового номера.

Изготовление гербовых бланков иным, кроме типографского, способом запрещается.

17. Гербовые бланки выдаются Управлением делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области (далее - Управление делами) по заявкам самостоятельных подразделений Администрации.

18. Гербовые бланки должны использоваться строго по назначению и подлежат учету в Управлении делами и в самостоятельных подразделениях Администрации.

19. Ответственность за учет и хранение гербовых бланков в самостоятельных подразделениях Администрации возлагается на делопроизводителей.

20. Делопроизводители, ответственные за учет и хранение гербовых бланков:

1) получают под расписку гербовые бланки в Управлении делами;

2) ведут журнал учета гербовых бланков согласно приложению 1 к Инструкции;

3) выдают работникам в своем самостоятельном подразделении Администрации гербовые бланки под расписку в журнале учета гербовых бланков (с указанием номера каждого бланка);

4) получают от работников своих самостоятельных подразделений Администрации испорченные гербовые бланки, заверяют своей подписью факт возврата в журнале учета гербовых бланков;

5) хранят испорченные гербовые бланки;

6) перед получением в Управлении делами гербовых бланков оформляют акт об уничтожении гербовых бланков (при наличии) в 2 экземплярах согласно приложению 2 к Инструкции, один из которых остается в самостоятельном подразделении Администрации, а второй передается в Управление делами вместе с письмом-заявкой на выдачу гербовых бланков.

21. Работники обязаны возвращать испорченные бланки делопроизводителю, ответственному за учет и хранение гербовых бланков.

22. Номерные гербовые бланки должны храниться в сейфах или надежно запираемых шкафах.

23. Ответственность за соблюдение порядка хранения и использования гербовых бланков несут руководители самостоятельных подразделений Администрации.

24. При подготовке проектов документов в Администрации используются электронные шаблоны бланков документов, которые идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта бланкам документов на бумажном носителе.

Электронные шаблоны бланков документов размещены в ГИС МСЭД и ЗК МСЭД.

2. Оформление реквизитов документов

25. Документы, создаваемые в Администрации, должны содержать реквизиты, расположение и оформление которых устанавливаются Инструкцией по делопроизводству.

26. При создании документов в Администрации используются следующие реквизиты:

герб Московской области;

наименование организации - автора документа;

наименование должности лица - автора документа;

справочные данные о государственном органе;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

место составления (издания) документа;

гриф ограничения доступа к документу;

адресат;

гриф утверждения документа;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о наличии приложения;

гриф согласования документа;

виза;

подпись;

отметка об электронной подписи;

печать;

отметка об исполнителе;

отметка о заверении копии;

отметка о поступлении документа;

резолюция;

отметка о контроле;

отметка о направлении документа в дело;

идентификатор электронного документа.

27. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

3. Нормативные правовые акты Губернатора Московской области,

Правительства Московской области

28. Самостоятельные подразделения Администрации в целях реализации своих функций могут разрабатывать проекты нормативных правовых актов Губернатора Московской области и Правительства Московской области:

1) постановления Губернатора Московской области, имеющие нормативный характер;

2) постановления Правительства Московской области, имеющие нормативный характер.

29. Порядок подготовки, оформления и согласования проектов нормативных правовых актов Губернатора Московской области и Правительства Московской области установлен Регламентом Правительства Московской области и Инструкцией по делопроизводству.

4. Распорядительные акты Губернатора Московской области,

Правительства Московской области, первого Вице-губернатора

Московской области - Председателя Правительства Московской

области, Вице-губернатора Московской области - руководителя

Администрации Губернатора Московской области

(далее - руководитель Администрации), Вице-губернаторов

Московской области, Вице-губернаторов Московской

области - министров Московской области, первых заместителей

Председателя Правительства Московской области, заместителей

Председателя Правительства Московской области, заместителей

Председателя Правительства Московской области - министров

Правительства Московской области (далее - члены

Правительства Московской области (за исключением министров

Московской области (министров Правительства

Московской области)))

30. Самостоятельные подразделения Администрации в целях реализации своих задач и функций могут разрабатывать проекты распорядительных актов Губернатора Московской области, Правительства Московской области, членов Правительства Московской области (за исключением министров Московской области (министров Правительства Московской области)):

1) постановления Губернатора Московской области, имеющие ненормативный характер;

2) распоряжения Губернатора Московской области;

3) распоряжения Правительства Московской области;

4) распоряжения Вице-губернатора Московской области - руководителя Администрации Губернатора Московской области;

5) распоряжения Вице-губернаторов Московской области;

6) распоряжения Вице-губернаторов Московской области - министров Московской области;

7) распоряжения первых заместителей Председателя Правительства Московской области;

8) распоряжения заместителей Председателя Правительства Московской области;

9) перечни поручений Губернатора Московской области;

10) перечни поручений первого Вице-губернатора Московской области - Председателя Правительства Московской области, Вице-губернатора Московской области - руководителя Администрации Губернатора Московской области, Вице-губернаторов Московской области, Вице-губернаторов Московской области - министров Московской области, первого заместителя Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства.

31. Порядок подготовки, оформления и согласования проектов распорядительных актов Губернатора Московской области, Правительства Московской области, членов Правительства Московской области (за исключением министров Московской области (министров Правительства Московской области)) установлен Регламентом Правительства Московской области и Инструкцией по делопроизводству.

5. Распоряжения Администрации Губернатора Московской области

и приказы Администрации Губернатора Московской области

32. Распоряжения Администрации Губернатора Московской области (далее - распоряжения) издаются:

1) по вопросам, относящимся к полномочиям уполномоченного органа в сфере обеспечения граждан бесплатной юридической помощью в Московской области;

2) по вопросам, относящимся к полномочиям уполномоченного органа в сфере организации государственной гражданской службы Московской области и муниципальной службы в Московской области;

3) по кадровым вопросам;

4) по вопросам, относящимся к деятельности Администрации.

33. Приказами Администрации Губернатора Московской области (далее - приказ) оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней деятельности Администрации.

34. Подготовку проектов распоряжений и приказов осуществляют самостоятельные подразделения Администрации.

35. Обеспечение качественной подготовки проектов распоряжений, приказов, их согласование с заинтересованными лицами возлагается на руководителей самостоятельных подразделений Администрации.

36. Проекты распоряжений, приказов должны соответствовать Конституции Российской Федерации, законодательству Российской Федерации, законодательству Московской области.

37. Проекты распоряжений, приказы, за исключением кадровых вопросов, вносятся первым заместителем руководителя Администрации, заместителями руководителя Администрации в соответствии с функциями, осуществляемыми самостоятельными подразделениями, координацию деятельности и (или) руководство которыми осуществляют в соответствии с распределением обязанностей между Вице-губернатором Московской области - руководителем Администрации Губернатора Московской области, первым заместителем руководителя Администрации Губернатора Московской области, заместителями руководителя Администрации Губернатора Московской области, утвержденным распоряжением Администрации (далее - распределение обязанностей), либо лицами, исполняющими их обязанности.

38. Проекты распоряжений и приказов оформляются в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.

39. Проекты распоряжений, приказов согласовываются должностными лицами Администрации в электронном виде с ЭЦП посредством Системы согласования или на бумажном носителе.

Проекты распоряжений, приказов, содержащие сведения конфиденциального характера, согласовываются должностными лицами Администрации в электронном виде с ЭЦП посредством закрытого контура Системы согласования, с соблюдением требований информационной безопасности или на бумажном носителе.

40. Для согласования проекта распоряжения, за исключением кадровых вопросов, представляется пояснительная записка, которая должна содержать основания, причины и цели разработки распоряжения, в том числе акты, в которые необходимо будет внести изменения или которые необходимо разработать для реализации принимаемого распоряжения.

41. Проекты распоряжений, за исключением кадровых вопросов, направляются для согласования путем визирования:

1) руководителю самостоятельного подразделения Администрации;

2) Правовому управлению Губернатора Московской области (далее - Правовое управление);

3) Финансовому управлению Администрации (далее - Финансовое управление) (по вопросам, требующим затрат денежных средств);

4) первому заместителю и (или) заместителю руководителя Администрации в соответствии с распределением обязанностей.

42. Для согласования проекта приказа, за исключением кадровых вопросов, при необходимости представляется пояснительная записка, которая должна содержать основания, причины и цели разработки приказа.

43. Проекты приказов, за исключением кадровых вопросов, направляются для согласования путем визирования:

1) руководителю самостоятельного подразделения Администрации;

2) Правовому управлению;

2) Финансовому управлению (по вопросам, требующим затрат денежных средств);

3) первому заместителю и (или) заместителю руководителя Администрации в соответствии с распределением обязанностей.

44. Подписанные распоряжения и приказы регистрируются в журналах регистрации Управлением кадров Губернатора и Правительства Московской области Администрации (далее - Управление кадров) в течение календарного года в порядке возрастания номеров, например:

Где N 58 и N 58-К - приказы по личному составу Администрации, а N 58-ПК и N 58-П - приказы по помощникам депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации.

45. Сроки хранения распоряжений и приказов, в том числе по кадровым вопросам, определяются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень типовых управленческих архивных документов).

46. Подлинники распоряжений и приказов на бумажном носителе хранятся в Управлении кадров в течение двух календарных лет, а затем передаются на хранение в Управление делами.

Оформление и заверение соответствия копии распоряжения и приказа его подлиннику осуществляются Управлением кадров в течение двух календарных лет, а по истечении указанного срока - Управлением делами.

6. Распоряжения и приказы по кадровым вопросам

47. Управление кадров осуществляет функции по подготовке проектов распоряжений и приказов по кадровым вопросам.

48. Проекты распоряжений и приказов по кадровым вопросам оформляются в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству, а также на основании распоряжения от 06.03.2023 N 104-РАГ «О введении электронного кадрового документооборота в Администрации Губернатора Московской области».

49. Проекты распоряжений по кадровым вопросам направляются для согласования путем визирования:

1) руководителю самостоятельного подразделения Администрации, в отношении работника(ов) которого(ых) готовится проект;

2) Управлению по защите государственной тайны Администрации (в случае назначения на должность, включенную в Перечень государственных должностей Московской области, должностей государственной гражданской службы Московской области Администрации Губернатора Московской области, Правительства Московской области, исполнительных органов государственной власти Московской области и должностей глав муниципальных образований органов местного самоуправления Московской области, подлежащих оформлению на допуск к государственной тайне);

3) Финансовому управлению (по вопросам, требующим затрат денежных средств);

4) Правовому управлению;

5) первому заместителю и (или) заместителю руководителя Администрации в соответствии с распределением обязанностей;

6) лицам, замещающим государственные должности Московской области, включенные в штатное расписание Администрации, в случаях назначения руководителей секретариатов Губернатора Московской области, Правительства Московской области, членов Правительства Московской области (за исключением министров Московской области (министров Правительства Московской области)).

50. Проекты распоряжений по кадровым вопросам на подпись руководителю Администрации представляет начальник Управления кадров или лицо, исполняющее его обязанности.

51. Проекты приказов по кадровым вопросам направляются для согласования путем визирования:

1) руководителю самостоятельного подразделения Администрации, в отношении работника(ов) которого(ых) готовится проект приказа;

2) Финансовому управлению (по вопросам, требующим затрат денежных средств);

3) первому заместителю и (или) заместителю руководителя Администрации в соответствии с распределением обязанностей.

52. Проекты приказов по кадровым вопросам на подпись руководителю Администрации представляет начальник Управления кадров или лицо, исполняющее его обязанности.

7. Организационные документы

53. Самостоятельные подразделения Администрации в целях реализации своих задач и функций могут создавать следующие организационные документы:

1) положения (правила, инструкции, регламенты);

2) протоколы (выписки из протоколов);

3) акты;

4) служебные письма;

5) записки (аналитические, докладные, служебные, объяснительные, пояснительные);

6) заявления;

7) телеграммы (телефонограммы);

8) факсимильные сообщения (факсограммы);

9) стенограммы (выписки из стенограмм);

10) договоры (соглашения, контракты);

11) доверенности;

12) планы, отчеты, прогнозы, программы.

54. Порядок подготовки, оформления и согласования проектов организационных документов установлен Инструкцией по делопроизводству.

8. Договоры и соглашения Администрации

55. Порядок подготовки, оформления, согласования, подписания, выполнения и прекращения действия договоров и соглашений, заключаемых Администрацией, определяется законодательством Российской Федерации, законодательством Московской области, Регламентом Правительства Московской области и Инструкцией по делопроизводству.

56. Договоры и соглашения, заключаемые от имени Администрации, подписываются руководителем Администрации.

57. Полномочия по ведению переговоров и подписанию договоров (соглашений) от имени Администрации руководитель Администрации вправе передавать иным должностным лицам из числа своих заместителей, руководителей самостоятельных подразделений Администрации.

58. Передача полномочий на ведение переговоров и подписание договоров (соглашений) от имени Администрации должностным лицам Администрации оформляется распоряжением Администрации либо доверенностью, оформленной в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

59. Договоры и соглашения Администрации должны соответствовать требованиям, установленным законодательством Российской Федерации, законодательством Московской области и Инструкцией по делопроизводству.

60. Подписываемые договоры и соглашения должны содержать:

1) наименование;

2) преамбулу (вводную часть), в которой должны быть указаны основные цели заключения договора (соглашения);

3) дату, место подписания, наименование сторон;

4) предмет правового регулирования;

5) раскрытие используемых терминов и понятий;

6) права и обязанности сторон;

7) ответственность сторон;

8) способы и порядок обеспечения обязательств сторон;

9) основания прекращения и приостановления их действия;

10) порядок разрешения споров;

11) срок и условия вступления в силу договора (соглашения);

12) срок действия договора (соглашения);

13) сведения о регистрации и месте хранения текста документа;

14) наименование должностей, фамилии, имена, отчества уполномоченных лиц, подписывающих договор (соглашение);

15) подписи сторон;

16) иные условия, предусмотренные законодательством Российской Федерации, законодательством Московской области.

61. Подписи представителей сторон под двухсторонним договором или соглашением располагаются на одном уровне друг напротив друга. Подпись руководителя Администрации или уполномоченного им лица на всех экземплярах договора (соглашения) удостоверяется большой гербовой печатью «Администрация Губернатора Московской области».

62. Приложения к договорам (соглашениям) составляют их неотъемлемую часть и обладают одинаковой с основным текстом документа юридической силой.

63. Проекты договоров (соглашений) оформляются в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству и направляются для согласования в электронной форме с использованием ЭЦП посредством ГИС МСЭД.

64. Первый заместитель руководителя Администрации, заместители руководителя Администрации, руководители самостоятельных подразделений Администрации в инициативном порядке, а также в случае обращения к ним заинтересованных лиц с предложением о заключении договора или соглашения с федеральными органами государственной власти, ОМСУ и юридическими лицами обращаются к руководителю Администрации с предложением о проведении переговоров и подписании договора (соглашения).

65. Принятое руководителем Администрации решение о целесообразности или нецелесообразности заключения договора (соглашения) доводится до сведения первого заместителя или заместителя руководителя Администрации или руководителя самостоятельного подразделения Администрации, внесшего предложение.

66. В случае принятия решения о целесообразности заключения договора (соглашения) по поручению руководителя Администрации назначается ответственное должностное лицо за подготовку проекта договора (соглашения).

67. Ответственное должностное лицо за подготовку проекта договора (соглашения) организует подготовку и согласование проекта договора (соглашения) с Правовым управлением, иными самостоятельными подразделениями Администрации, в компетенцию которых входят вопросы, указанные в договоре (соглашении), а также с контрагентом по договору (соглашению).

68. Перечень должностных лиц, с которыми должен быть согласован проект договора (соглашения), определяется ответственным должностным лицом за подготовку проекта договора (соглашения) по согласованию с Правовым управлением (при необходимости).

69. Лист согласования к проекту договора (соглашения) оформляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.

При электронном согласовании проекта договора (соглашения) лист согласования формируется посредством ГИС МСЭД.

70. Срок действия визы согласующего должностного лица составляет не более трех месяцев с даты визирования до представления проекта документа на подпись руководителю Администрации. Если на дату представления проекта документа на подпись истек срок визы согласующего должностного лица, проект документа должен быть повторно согласован с соответствующим должностным лицом.

71. Неурегулированные разногласия по проекту договора (соглашения) между самостоятельными подразделениями Администрации, координирующими их соответствующими первым заместителем руководителя Администрации, заместителями руководителя Администрации оформляются исполнителем путем подготовки листа разногласий аналогично подготовке листа разногласий к проекту нормативного правового акта Губернатора Московской области или Правительства Московской области и подписываются должностным лицом, ответственным за подготовку проекта договора (соглашения).

72. Подготовленный проект договора (соглашения) вместе с пояснительной запиской, протоколом переговоров с контрагентом (при наличии), листом разногласий (при наличии), замечаниями (заключением) Правового управления (при наличии), замечаниями согласующих должностных лиц (при наличии) передается руководителю Администрации или уполномоченному им лицу для подписания.

73. Подписанные договоры (соглашения) с листом согласования, пояснительной запиской, а если договор (соглашение) подписан по поручению руководителя Администрации, то с распоряжением, определяющим полномочия лица, подписавшего договор (соглашение), листом рассылки, передаются в Управление кадров для регистрации в журнале регистрации договоров и соглашений Администрации, доведения согласно списку рассылки до сведения заинтересованных ЦИО и ГО Московской области, ОМСУ, организаций, размещения (опубликования) на Интернет-портале Правительства Московской области (в случае необходимости публикации в тексте договора (соглашения) и хранения).

74. Определение необходимости опубликования текста договора (соглашения) Администрации в средствах массовой информации, если это не оговорено в тексте документа, осуществляется Правовым управлением.

75. В случаях заключения договора (соглашения) типовой формы, утвержденной федеральными органами государственной власти, ЦИО и ГО Московской области в рамках своей компетенции, процедура согласования происходит в соответствии с настоящим пунктом:

ответственное должностное лицо за подготовку проекта договора (соглашения) организует оформление проекта договора (соглашения) и обеспечивает:

заполнение проекта договора (соглашения) в соответствии с утвержденной типовой формой;

заключение договора (соглашения) в рамках бюджетных ассигнований бюджета Московской области, предусмотренных Администрации на эти цели;

подписание договора (соглашения) контрагентом и уполномоченным лицом Администрации;

передачу подписанного договора (соглашения) в Финансовое управление для последующего учета и оплаты (при необходимости).

76. В случаях, когда законодательством Московской области предусматривается необходимость заключения договоров (соглашений) с юридическими лицами посредством государственной информационной системы «Региональный электронный бюджет Московской области» (далее - ГИС РЭБ), ответственное должностное лицо за подготовку проекта договора (соглашения) обеспечивает заполнение и направление для подписания уполномоченными лицами проекта договора (соглашения) в ГИС РЭБ.

77. Договор (соглашение) представляется на регистрацию в количестве экземпляров по числу сторон, принявших участие в подписании.

Допускается регистрация договора (соглашения) по номеру, присвоенному одной из сторон, принявшей участие в его подписании.

78. По поручению руководителя Администрации назначаются ответственные должностные лица Администрации, обеспечивающие выполнение условий заключенных договоров (соглашений), а также с необходимой регулярностью информирующие об этом руководителя Администрации.

79. Подлинники договоров (соглашений) хранятся в Управлении кадров в течение двух лет со дня их регистрации, после чего направляются на хранение в Управление делами.

80. Документы, подтверждающие досрочное исполнение договора или соглашения (акты, решения и другие документы) либо продлевающие их действие, подлежат согласованию с Правовым управлением, а затем передаются исполнителем (исполнителями) в Управление кадров.

81. Ответственность за своевременное представление данных документов в Правовое управление и достоверность содержащейся в них информации несет ответственное должностное лицо за подготовку проекта договора (соглашения).

82. Изменения и дополнения к договору (соглашению) оформляются дополнительным договором (соглашением), который готовится, согласуется, подписывается, регистрируется и хранится в порядке, предусмотренном Инструкцией по делопроизводству.

83. Выдача заверенных копий зарегистрированного договора (соглашения) должностным лицам Администрации для исполнения и осуществления контроля осуществляется Управлением кадров.

84. Подлинники договоров (соглашений) формируются в самостоятельные дела.

9. Государственные контракты Администрации

85. Порядок подготовки, оформления, согласования, подписания, выполнения и прекращения действия государственных контрактов, заключаемых Администрацией, определяется законодательством Российской Федерации о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд и в соответствии с постановлением Правительства Московской области от 27.12.2013 N 1184/57 «О порядке взаимодействия при осуществлении закупок для государственных нужд Московской области и муниципальных нужд».

86. Государственные контракты, заключаемые от имени Администрации, подписываются руководителем Администрации.

87. Полномочия по подписанию государственных контрактов от имени Администрации руководитель Администрации вправе передавать иным должностным лицам из числа своих заместителей, руководителей самостоятельных подразделений Администрации.

88. Передача полномочий на подписание государственных контрактов от имени Администрации должностным лицам Администрации оформляется распоряжением Администрации либо доверенностью, оформленной в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

89. Проекты государственных контрактов оформляются в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд.

90. В случаях заключения государственного контракта с использованием технологии «Умный контракт», обеспечивающей автоматизированное формирование текстовой части проекта контракта, и не предполагающего согласования, заключение государственного контракта осуществляется исполнителем проекта государственного контракта посредством обмена электронными документами в «Портал исполнения контрактов» Единой автоматизированной системы управления закупками Московской области (ПИК ЕАСУЗ) в рамках бюджетных ассигнований бюджета Московской области, выделенных на выполнение государственного заказа на дополнительное профессиональное образование государственных гражданских служащих Московской области на текущий год, в соответствии с распоряжением Губернатора Московской области, определяющего структуру государственного заказа на дополнительное профессиональное образование государственных гражданских служащих Московской области на текущий год.

91. Исполнителем проекта государственного контракта является работник Управления государственной и муниципальной службы Администрации Губернатора Московской области (далее - Управление госслужбы), выполняющий функции контрактного управляющего.

92. Подписание государственного контракта в системе ПИК ЕАСУЗ осуществляется руководителем Администрации либо уполномоченным им лицом с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

93. Подписанные государственные контракты регистрируются Финансовым управлением в журнале регистрации контрактов, договоров, соглашений в порядке хронологии подписания документов.

94. Срок хранения государственных контрактов - 5 лет после истечения срока их действия.

10. Справки

95. Справка - информационный или информационно-аналитический документ, содержащий совокупность сведений, описание или подтверждение тех или иных явлений, событий, фактов, действий, документов.

96. В Администрации могут оформляться справки по кадровым и финансовым вопросам (далее при совместном упоминании - справки):

1) Управлением кадров справки с места работы, выдаваемые работникам (бывшим работникам) Администрации для установления каких-либо юридически значимых фактов или обстоятельств (например, место работы, замещаемая (занимаемая) должность, стаж работы в определенной должности, квалификация, наличие или отсутствие дисциплинарных взысканий и другие);

2) Финансовым управлением справки по финансовым вопросам (например, справки о размере денежного содержания (заработной платы), представляемые по месту требования).

97. Справки, указанные в пункте 96 Инструкции, могут быть выданы и по запросам сторонних органов и организаций, в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, при условии соблюдения требований законодательства о персональных данных.

98. Справки могут оформляться на гербовом бланке письма Администрации.

99. Обязательными реквизитами справки являются:

1) адресат (кому предназначена справка);

2) наименование вида документа;

3) дата и номер справки;

4) текст справки;

5) подпись должностного лица;

6) оттиск печати;

7) отметка об исполнителе.

100. В качестве адресата справки могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

101. Датой выдачи справки является дата ее подписания, номер справки - ее регистрационный номер в книге учета выдачи справок.

102. Наименование вида документа «СПРАВКА» отделяется от верхней границы текстового поля документа двумя пустыми строками и печатается прописными буквами стандартным шрифтом полужирного начертания вразрядку (через пробел) и выравнивается по центру страницы.

103. Заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита пустой строкой, пишется со строчной буквы, начинается с предлога «о» («об»), точка в конце заголовка не ставится.

104. Текст справки отделяется от заголовка пустой строкой и печатается с использованием стандартного шрифта и абзацного отступа.

105. Реквизит «Подпись должностного лица» располагается после текста справки и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалов имени и отчества и фамилии). Инициалы печатаются перед фамилией на уровне последней строки наименования должности. Между инициалами и фамилией ставится пробел или неразрывный пробел.

106. Реквизит «Подпись должностного лица» отделяется от текста справки тремя пустыми строками. Реквизит «Подпись должностного лица» оформляется с использованием одинарного межстрочного интервала. Наименование должности выравнивается по горизонтали по левому краю (без абзацного отступа), инициалы и фамилия - по правому краю.

107. Право подписи справок, указанных в подпункте 1 пункта 96 Инструкции, предоставлено начальнику Управления кадров, в случае его отсутствия - лицу, исполняющему его обязанности (далее - начальник Управления кадров).

Подпись на справках начальника Управления кадров заверяется оттиском печати «Управление кадров Губернатора и Правительства Московской области. Для документов».

Право подписи справок, указанных в подпункте 2 пункта 96 Инструкции, предоставлено руководителю Администрации или первому заместителю (заместителю) руководителя Администрации, имеющему право подписи финансовых документов, и начальнику Финансового управления, а в случае его отсутствия - лицу, исполняющему его обязанности (далее - начальник Финансового управления).

Подпись на справках начальника Финансового управления заверяется оттиском гербовой печати «Администрация Губернатора Московской области».

108. Отметка об исполнителе документа печатается в левом нижнем поле (колонтитуле) лицевой или оборотной стороны последнего листа документа без абзацного отступа с одинарным межстрочным интервалом. Для написания реквизита «Отметка об исполнителе» используется стандартный шрифт размером 10 пт. Отметка включает инициалы имени и отчества (перед фамилией), фамилию исполнителя и номер его служебного телефона.

III. Организация документооборота в Администрации

1. Виды документопотоков

109. Прохождение документов в Администрации с момента их создания или получения до завершения их исполнения или отправки образует документооборот, который состоит из трех основных документопотоков:

1) входящие - документы, поступающие из сторонних организаций;

2) исходящие - документы, отправляемые в сторонние организации;

3) внутренние документы, разрабатываемые в самостоятельных подразделениях Администрации.

110. Документооборот в Администрации организуется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

2. Обработка входящих документов

111. Документы в Администрацию доставляются:

1) через отделение почтовой связи N 70 УФПС по Московской области, расположенное в Доме Правительства Московской области (далее - отделение почтовой связи) (почтовой, телеграфной связью), откуда забираются работником Управления документооборота;

2) органами федеральной фельдъегерской связи (Государственная фельдъегерская служба Российской Федерации) и специальной связи (федеральное государственное унитарное предприятие «Главный центр специальной связи») на основании заключенных договоров (контрактов) путем передачи работнику Управления документооборота по описи;

3) курьерами и нарочными в помещение N 128 контрольно-пропускного пункта N 1 Дома Правительства Московской области (далее - КПП), где через выделенное окно принимаются работниками Управления документооборота, в соответствии с распоряжением Администрации Губернатора Московской области от 09.06.2023 N 257-РАГ «Об утверждении Порядка приема служебной корреспонденции на территории Контрольно-пропускного пункта Дома Правительства Московской области».

112. С помощью почтовой, фельдъегерской и специальной связи доставляется служебная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.

113. В Администрации не принимаются доставляемые через отделение почтовой связи или нарочным периодические печатные издания, не включенные в список периодических печатных изданий, поступающих в Администрацию, сувениры и подарки, личная корреспонденция, адресованная работникам Администрации.

114. Документы в Администрацию также поступают с помощью технических средств связи в виде телеграмм, телефонограмм, факсимильных сообщений, сообщений по электронной почте, электронных документов по МЭДО, а также электронных сообщений, поступающих через Интернет-портал Правительства Московской области.

115. Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и регистрация поступающих в Администрацию документов производится в централизованном порядке Управлением документооборота с использованием ГИС МСЭД и ЗК МСЭД ежедневно с 9.00 до 18.00 (в пятницу до 16.45), кроме выходных и нерабочих праздничных дней.

Время приема документов в рабочий день, предшествующий нерабочему праздничному дню, сокращается на один час.

116. Документы, доставленные органами федеральной фельдъегерской связи после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, принимаются оперативными дежурными в Администрации и передаются работнику Управления документооборота для регистрации на следующий рабочий день.

117. Регистрация служебной корреспонденции, адресованной Губернатору Московской области, Правительству Московской области, членам Правительства Московской области (за исключением министров Московской области (министров Правительства Московской области)), первому заместителю и заместителям руководителя Администрации, руководителям самостоятельных подразделений Администрации, осуществляется работниками Управления документооборота в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

118. Обращения граждан и организаций регистрируются отдельно от других документов Администрации в соответствии с Регламентом рассмотрения обращений граждан в Правительстве Московской области, Регламентом рассмотрения обращений граждан в Администрации.

119. Управлением документооборота предварительно рассматриваются все документы в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководителем Администрации, первым заместителем Администрации, заместителями руководителя Администрации.

120. Типовые документы, поступившие в Администрацию по вопросам, не требующим рассмотрения руководителем Администрации, первым заместителем, заместителями руководителя Администрации, направляются работниками Управления документооборота непосредственно в самостоятельные подразделения Администрации. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Результатом предварительного рассмотрения документов в Администрации является направление документа соответствующему должностному лицу.

121. Документы направляются на рассмотрение и наложение указания по исполнению (резолюции) руководителю Администрации и иным должностным лицам Администрации только после регистрации.

122. Рассмотрение документов руководителем Администрации, первым заместителем руководителя Администрации, заместителями руководителя Администрации определяется с учетом распределения обязанностей между первым заместителем и заместителями руководителя Администрации.

3. Обработка исходящих и внутренних документов

123. Порядок подготовки исходящих и внутренних документов включает в себя: подготовку проекта документа, согласование, утверждение, подписание, регистрацию, тиражирование и отправку.

124. Ответственность за подготовку и оформление документа в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, а также согласование проекта документа с заинтересованными государственными органами и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Администрации (внутреннее согласование) возлагается на самостоятельное подразделение Администрации.

125. Реквизиты исходящих и внутренних документов оформляются в соответствии с положениями подраздела 2 раздела II Инструкции.

126. Регистрация исходящих и внутренних документов производится в системе ГИС МСЭД, ЗК МСЭД. Регистрационный номер и дата регистрации присваиваются в системе ГИС МСЭД, ЗК МСЭД автоматически в соответствии с выбранной номенклатурой.

127. Регистрацию исходящих документов за подписью должностных лиц Администрации осуществляют делопроизводители в соответствующих самостоятельных подразделениях Администрации.

128. Регистрация исходящих документов осуществляется не позднее рабочего дня, следующего за днем их подписания (утверждения).

129. Решение о способе доставки документа не подключенным к ГИС МСЭД и ЗК МСЭД адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по МЭДО, факсимильной связи или электронной почте принимает исполнитель документа по согласованию с непосредственным руководителем.

130. Управление документооборота осуществляет отправку документов, подписанных должностными лицами Администрации, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

4. Особенности организации документооборота

131. Делопроизводство в самостоятельных подразделениях Администрации осуществляется с учетом специфики деятельности этих подразделений, а также в соответствии с задачами и функциями, утвержденными положениями о самостоятельных подразделениях Администрации. Особенности ведения делопроизводства в самостоятельных подразделениях Администрации, заключающиеся в использовании специфических бланков документов, создании специфических видов документов, особом порядке подготовки, оформления, согласования и утверждения отдельных видов документов, регламентируются законодательством Российской Федерации, ведомственными приказами и инструкциями федеральных органов исполнительной власти, а также законодательством Московской области.

132. Особенности ведения делопроизводства в Управлении по вопросам наград и геральдики Администрации регламентируются следующими нормативными правовыми актами:

1) Закон Московской области N 154/2006-ОЗ «О символике в Московской области и муниципальных образованиях Московской области»;

2) постановление Московской областной Думы от 26.12.2007 N 18/28-П «О Положении о Геральдической комиссии Московской области»;

3) постановление Губернатора Московской области от 26.09.2014 N 185-ПГ «О знаках отличия Губернатора Московской области»;

4) постановление Губернатора Московской области от 23.05.2016 N 166-ПГ «Об утверждении Порядка подготовки и согласования документов о награждении знаками отличия Губернатора Московской области и внесении изменений в постановление Губернатора Московской области от 26.09.2014 N 185-ПГ «О знаках отличия Губернатора Московской области»; «Об утверждении Порядка представления к наградам Московской области и форм наградных листов».

133. Особенности делопроизводства в Управлении защиты государственной тайны Администрации, в том числе порядок подготовки и оформления отдельных видов документов, регламентируются Инструкцией по организации и обеспечению функционирования шифровальной службы Президента Российской Федерации и высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, утвержденной распоряжением Президента Российской Федерации от 23.02.2021 N 46-РПС.

5. Работа исполнителя с документами

134. Работа исполнителей документов в самостоятельных подразделениях Администрации производится в соответствии с требованиями Регламента Правительства Московской области, Инструкции по делопроизводству, Регламента рассмотрения обращений граждан в Правительстве Московской области, Регламента рассмотрения обращений граждан в Администрации.

135. Организация работы с документами в самостоятельных подразделениях Администрации осуществляется на основании поручений по исполнению документов (резолюций) руководителя Администрации, его первого заместителя, заместителей руководителя Администрации, руководителей самостоятельных подразделений Администрации, иных должностных лиц.

136. Руководители самостоятельных подразделений Администрации обеспечивают своевременное доведение документов до исполнителей (как правило, в день поступления), их рассмотрение в установленные сроки, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса, а также сохранность документов.

При рассмотрении документов руководитель самостоятельного подразделения Администрации определяет документы, требующие срочного исполнения. Документы с пометками «Весьма срочно», «Срочно» направляются на исполнение незамедлительно.

137. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителю Администрации и (или) первому заместителю, заместителям руководителя Администрации или руководителям самостоятельных подразделений Администрации, снятие документа с контроля, подготовку к отправке адресату (адресатам).

138. Проект служебного письма в системе ГИС МСЭД, ЗК МСЭД создается исполнителем в виде электронного документа в формате офисных приложений Microsoft Word и/или Excel с помощью электронного шаблона документа. Электронный документ прикрепляется к регистрационной карточке в системе ГИС МСЭД, ЗК МСЭД и направляется на согласование. Согласованный в ГИС МСЭД, ЗК МСЭД проект документа в соответствии с выбранным исполнителем видом доставки документа адресату подписывается либо ЭЦП, либо собственноручной подписью соответствующего подписанта.

139. Служебные письма на бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью, если они адресованы в организации, не подключенные к ГИС МСЭД, ЗК МСЭД.

140. Служебные письма, созданные и подписанные на бумажном носителе, принимаются на регистрацию в ГИС МСЭД, ЗК МСЭД при наличии заполненной регистрационной карточки, прикрепленного(ых) файла(ов) документа и указанных в тексте приложений.

141. Проект электронного служебного письма создается как проект исходящего документа или проект внутреннего документа в зависимости от принадлежности адресата документа к Администрации.

142. Неотъемлемой частью электронного служебного письма является регистрационная карточка, в которую исполнители путем заполнения ее полей вносят сведения о документе: вид документа, краткое содержание документа, сведения о приложении к документу, список адресатов.

В поле регистрационной карточки «Краткое содержание» необходимо кратко и точно раскрывать основную смысловую нагрузку документа.

При необходимости применяются пометки «Срочный», «ДСП».

143. Если подготовленное в системе ГИС МСЭД, ЗК МСЭД служебное письмо является ответом на поступивший через ГИС МСЭД, ЗК МСЭД электронный документ, то электронное служебное письмо-ответ при создании его проекта в системе ГИС МСЭД, ЗК МСЭД связывается с регистрационной карточкой письма-запроса.

144. При наличии нескольких исполнителей по документу ответственный исполнитель несет ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, за качество оформления документа и сроки исполнения документа.

Все остальные исполнители (соисполнители) несут ответственность за полноту и достоверность представления ответственному исполнителю материалов (проектов документов, справок, сведений и других документов) в установленные руководителем Администрации, его первым заместителем, заместителями руководителя Администрации, руководителем самостоятельного подразделения Администрации или иными должностными лицами сроки.

Исполнитель обязан контролировать в системе ГИС МСЭД, ЗК МСЭД ход утверждения, согласования, подписания и регистрации проекта служебного письма.

145. Для рассылки документа на бумажном носителе исполнитель уточняет почтовые адреса, определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование.

На документы на бумажном носителе, рассылаемые более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки с почтовыми адресами.

146. Отправка подготовленных исполнителем служебных писем на бумажном носителе производится сотрудниками Управления документооборота при наличии необходимого количества копий и списка рассылки (при необходимости), подготовленных исполнителем.

6. Учет и анализ документооборота

147. Учет объемов документооборота в Администрации ведется в ГИС МСЭД, ЗК МСЭД в целях совершенствования организации работы с документами: доставки, приема, предварительной обработки, регистрации, рассмотрения, осуществления контроля за исполнением документов, отправки документов.

148. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Администрацию и создаваемых ею, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

149. Данные о количестве документов могут обобщаться, анализироваться самостоятельными подразделениями Администрации и представляться руководителю Администрации в виде отчетов статистического и аналитического характера, получаемых в системе ГИС МСЭД, ЗК МСЭД. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в самостоятельное подразделение Администрации и созданных им за определенный период времени (месяц, год).

150. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов (самостоятельных подразделениях Администрации).

151. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

7. Контроль исполнения поручений

152. Контроль в Администрации осуществляется для обеспечения своевременного и качественного исполнения контрольных поручений.

153. Контроль за исполнением контрольных поручений в Администрации возлагается на уполномоченных лиц, назначаемых в секретариатах членов Правительства Московской области (за исключением министров Московской области (министров Правительства Московской области)), а также в самостоятельных подразделениях Администрации (далее - уполномоченные на ведение контроля лица).

154. Контроль за исполнением поручений по обращениям граждан осуществляется Управлением по работе с обращениями граждан и организаций Администрации (далее - Управление по работе с обращениями граждан и организаций).

155. Уполномоченные на ведение контроля лица в секретариатах назначаются распоряжением (приказом) руководителя Администрации или по указанию руководителя соответствующего секретариата.

156. Уполномоченные на ведение контроля лица в самостоятельных подразделениях Администрации назначаются в случае необходимости распоряжением (приказом) руководителя Администрации или по указанию координирующего соответствующее подразделение первого заместителя, заместителя руководителя Администрации или руководителя самостоятельного подразделения Администрации.

157. Уполномоченные на ведение контроля лица в секретариатах членов Правительства Московской области (за исключением министров Московской области (министров Правительства Московской области)) организуют контроль исполнения контрольных поручений соответственно членов Правительства Московской области (за исключением министров Московской области (министров Правительства Московской области)), а также контрольных поручений заведующих, соответствующих секретариатов.

158. В случае если контрольное поручение руководителя Администрации содержит отметку «По поручению Губернатора Московской области», контроль за его исполнением возлагается на Управление контроля исполнения поручений и нормативных правовых актов Администрации, за исключением поручений по обращениям граждан.

159. Уполномоченные на ведение контроля лица в самостоятельных подразделениях Администрации организуют контроль исполнения контрольных поручений координирующего данное подразделение первого заместителя, заместителя руководителя Администрации, а также контрольные поручения руководителя соответствующего самостоятельного подразделения Администрации.

160. Контроль за исполнением поручений организуется с использованием ГИС МСЭД, ЗК МСЭД.

161. Поручение определяется как контрольное при наличии в соответствующей резолюции руководителя Администрации, первого заместителя, заместителя руководителя Администрации или руководителя самостоятельного подразделения Администрации установленного срока исполнения поручения и отметки «Контроль».

162. Решение об установке контроля на поручении, снятии или корректировке контрольного срока принимается руководителем либо лицом, на которое возложено исполнение обязанностей руководителя.

163. Снятие с контроля или корректировка контрольного срока выполняются руководителем, давшим поручение, либо лицом, на которое возложено исполнение обязанностей руководителя, либо уполномоченным на ведение контроля лицом (по поручению руководителя) через отметку «Снять с контроля» или «Продлить срок» в меню «Контроль» соответствующей контрольной резолюции с обязательным указанием основания для снятия с контроля или корректировки контрольного срока.

164. Основанием для снятия с контроля или корректировки контрольного срока могут быть реквизиты документа и (или) текстовое примечание. Основания указываются в поле «Примечания» и (или) «Документ» в меню отметки «Снять с контроля» или «Продлить срок».

165. Уполномоченное на ведение контроля лицо выполняет следующие функции:

1) ведет и ежедневно обновляет с помощью ГИС МСЭД, ЗК МСЭД сводную информацию о контрольных поручениях руководителей;

2) организует информирование ответственных исполнителей о поступивших на исполнение контрольных поручениях, а также о контрольных поручениях с нарушенными (текущий контроль) и приближающимися сроками исполнения (предупреждающий контроль);

3) взаимодействует с ответственными исполнителями и проводит анализ хода исполнения контрольных поручений с нарушенными и приближающимися сроками исполнения;

4) организует информирование руководителей о ходе исполнения контрольных поручений;

5) организует (при необходимости) совещания с исполнителями по вопросам исполнительской дисциплины;

6) по поручению руководителя, давшего поручение, снимает с контроля и (или) корректирует контрольный срок контрольного поручения.

8. Особенности обращения с документами, содержащими

служебную информацию ограниченного распространения

166. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация независимо от вида ее носителя, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

167. Должностные лица Администрации, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут ответственность за обоснованность принятого решения.

168. На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования» (далее - «ДСП»). Необходимость проставления пометки «ДСП» определяется исполнителем документа, руководителем самостоятельного подразделения Администрации или должностным лицом, подписавшим или утвердившим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляется в правом верхнем углу на первом листе документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первом листе сопроводительного письма к такому документу.

169. Прием, учет (регистрация) и отправка документов с пометкой «ДСП», в том числе, конфиденциальной информации (персональные данные - ПДн) в Администрации осуществляется Управлением документооборота в порядке, установленном для обычных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе. При этом к регистрационному номеру документа «ДСП» в ЗК МСЭД и на самих документах добавляется пометка «ДСП», а к регистрационному номеру документа «Конфиденциально» добавляется пометка «К». Перечень ПДн, обрабатываемых в Администрации, определен распоряжением Администрации Губернатора Московской области от 17.08.2021 N 338-РАГ «Об обработке персональных данных в Администрации Губернатора Московской области».

170. Порядок обращения с документами с пометкой «ДСП», в том числе на бумажном носителе, определяется Инструкцией по делопроизводству, а в электронном виде с учетом Инструкции сегмента ЗК МСЭД.

171. Дела с документами с пометкой «ДСП» и журналы их учета хранятся в сейфах или надежно запираемых шкафах у работника самостоятельного подразделения Администрации, ответственного за учет и хранение документов с пометкой «ДСП», либо у его руководителя.

172. Передавать документы, имеющие пометку «ДСП», с использованием средств электронной почты, телеграфной и факсимильной связи запрещается.

173. Проверка наличия документов, дел с пометкой «ДСП» проводится не реже одного раза в год комиссией, состав которой определяется приказом руководителя Администрации. В состав указанной комиссии включаются работники самостоятельных подразделений Администрации, ответственные за учет и хранение документов с пометкой «ДСП». Результаты проверки оформляются актом.

174. Контроль за порядком обращения с документами с пометкой «ДСП» осуществляет самостоятельное подразделение Администрации, на которое возложены обязанности по защите информации.

175. Об утрате дел, документов и изданий с пометкой «ДСП» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в ЗК МСЭД. В случае утраты дел, документов или изданий с пометкой «ДСП» либо разглашения информации, содержащейся в них, руководителем Администрации может быть назначена служебная проверка.

9. Организация работы с обращениями граждан

176. Организация работы с обращениями граждан в Администрации осуществляется в соответствии с требованиями Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Федерального закона от 09.02.2009 N 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», Устава Московской области, Закона Московской области N 164/2006-ОЗ «О рассмотрении обращений граждан», Регламентом рассмотрения обращений граждан в Правительстве Московской области, Регламентом рассмотрения обращений граждан в Администрации.

177. Организация работы по рассмотрению письменных обращений граждан, доставленных лично гражданами, полученных Администрацией средствами почтовой, фельдъегерской или факсимильной связи, в виде электронных документов, в том числе по МЭДО, и устных обращений, поступивших от граждан в ходе личного приема, по специально организованным «телефонам доверия», «горячим линиям», во время проведения «прямых эфиров», на радио и телевидении, в ходе личного приема, в том числе с использованием видеосвязи/видео-конференц-связи, осуществляется Управлением по работе с обращениями граждан и организаций в соответствии с нормативными правовыми актами, указанными в пункте 176 Инструкции.

178. Прием граждан в Приемной Правительства Московской области, в том числе в режиме видеосвязи, ведется Губернатором Московской области, членами Правительства Московской области (за исключением министров Московской области (министров Правительства Московской области)), руководителями ЦИО и ГО Московской области и государственных учреждений Московской области, самостоятельных подразделений Администрации (далее - должностное лицо, осуществляющее прием граждан), работниками отдела приема граждан Управления по работе с обращениями граждан и организаций (далее - отдел приема граждан).

Непосредственную организацию личного приема граждан в Приемной Правительства Московской области осуществляет отдел приема граждан.

График личного приема граждан составляется ежемесячно Управлением по работе с обращениями граждан и организаций в порядке, определенном Регламентом Правительства Московской области.

Работники отдела приема граждан в ходе личного приема оказывают гражданам информационно-консультативную помощь.

В случае если в обращении гражданина содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию должностного лица, осуществляющего прием граждан, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

179. Обращения граждан, присланные по почте, поступившие по телеграфу, и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в Управление документооборота. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится работниками Управления документооборота на КПП.

180. После первичной обработки в Управлении документооборота поступившие обращения и документы, связанные с их рассмотрением, передаются в отдел писем Управления по работе с обращениями граждан и организаций, которые обрабатываются в соответствии с Регламентом рассмотрения обращений граждан в Правительстве Московской области, Регламентом рассмотрения обращений граждан в Администрации.

181. Обращения, поступившие в виде электронных документов через официальные сайты Правительства Московской области и Администрации, обрабатываются работниками Управления по работе с обращениями граждан и организаций в соответствии с Регламентом рассмотрения обращений граждан в Правительстве Московской области, Регламентом рассмотрения обращений граждан в Администрации.

10. Учет судебных дел, нормативных правовых

и распорядительных актов Московской области

в Правовом управлении

182. В отделе судебной защиты Правового управления осуществляется учет судебных дел с использованием государственной информационной системы судебного делопроизводства Московской области.

183. В отделе правового обеспечения деятельности Правового управления осуществляется систематизированный учет нормативных правовых и распорядительных актов, принимаемых Губернатором Московской области, Правительством Московской области, членами Правительства Московской области (за исключением министров Московской области (министров Правительства Московской области)), и Администрацией, а также законов Московской области.

IV. Документальный фонд Администрации

1. Порядок формирования документального фонда

184. Администрация формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе ее деятельности документов независимо от формы их представления (на бумажном носителе или в форме электронных документов).

185. Формирование документального фонда Администрации осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив Управления делами в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству, а также распоряжения Администрации Губернатора Московской области от 01.02.2023 N 52-РАГ «О внесении изменений в распоряжение Администрации Губернатора Московской области от 11.10.2019 N 519-РАГ «Об утверждении Плана мероприятий по формированию документального фонда в Администрации Губернатора Московской области».

186. Электронные документы, созданные в ГИС МСЭД, ЗК МСЭД, формируются в электронные дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и подлежат хранению в модуле «Электронный архив» ГИС МСЭД и ЗК МСЭД до передачи их на государственное хранение или до уничтожения в установленном федеральным законодательством порядке.

187. Номенклатура дел Администрации составляется Управлением документооборота на основе номенклатуры дел самостоятельных подразделений Администрации при методической помощи уполномоченного государственного органа Московской области в сфере архивного дела. Вновь созданное самостоятельное подразделение Администрации обязано в течение месяца разработать номенклатуру дел своего подразделения и представить ее в Управление документооборота. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением об Администрации, положениями о соответствующих самостоятельных подразделениях Администрации, штатным расписанием и иными нормативными правовыми актами, регламентирующими деятельность Администрации и порядок ее документирования, номенклатурой дел за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также Перечнем типовых управленческих архивных документов.

188. Названиями разделов номенклатуры дел Администрации являются названия самостоятельных подразделений Администрации, которые располагаются в сводной номенклатуре дел в соответствии с утвержденной структурой.

189. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения самостоятельного подразделения Администрации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются буквами и арабскими цифрами, например:

АГ-01-01/05, где АГ - буквенный индекс, обозначающий Администрацию, 01-01 - структурный код самостоятельного подразделения Администрации, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

Структурные коды самостоятельным подразделениям Администрации присваиваются на основании выпускаемого ежегодного распоряжения Администрации Губернатора Московской области о структурных кодах для использования в межведомственной системе электронного документооборота.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел устанавливается единым для всех самостоятельных подразделений Администрации и определяется степенью важности документов, составляющих дела, а также их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащие нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, нормативные правовые акты и распорядительные документы Правительства Московской области, планово-отчетная и аналитическая документация, переписка, регистрационно-контрольные формы, номенклатура дел.

Графа 3 номенклатуры дел «Количество единиц хранения» заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются сроки хранения дела, номера статей по перечню (типовому или ведомственному).

В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел, о форме ведения (на бумажных и электронных носителях) и иная информация.

В номенклатуру дел в ГИС МСЭД включаются дела, состоящие из электронных документов. Для дел, состоящих исключительно из электронных документов, в номенклатуре дел в графе «Индекс дела» цифровой индекс дополняется буквой «Э», а в примечании делается отметка о ведении дела в электронном виде - «В электронном виде».

190. В номенклатуру дел в ЗК МСЭД подлежат включению дела, состоящие из электронных документов с пометкой «ДСП» и документов, содержащих ПДн, с пометкой «К», за исключением обращений граждан. Для дел документов с пометками «ДСП» и «К», представленных на бумажном носителе и в форме электронных документов, должно быть предусмотрено одно дело, и в графе «Примечание» проставляется отметка «В том числе в электронном виде».

191. Новые документированные участки работы, не предусмотренные номенклатурой дел, сформировавшиеся в самостоятельных подразделениях Администрации в течение года, дополнительно вносятся в номенклатуру в конце соответствующих разделов с продолжением порядковой нумерации индексов дел.

192. По окончании календарного года делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

193. Утвержденная номенклатура дел Администрации хранится на бумажном носителе и в электронном виде для упрощения ее ведения, корректировки и переработки.

194. Номенклатура дел Администрации:

согласовывается с Центральной экспертной комиссией Управления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области (далее - ЦЭК);

утверждается руководителем Администрации не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

один раз в 5 лет согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией уполномоченного государственного органа Московской области в сфере архивного дела (далее - ЭПК). В случае изменения функций и (или) структуры Администрации разрабатывается новая номенклатура дел, которая должна быть согласована с ЭПК.

2. Формирование номенклатурных дел и их текущее хранение

195. Формирование дел - группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

196. Формирование дел в Администрации осуществляется делопроизводителями в самостоятельных подразделениях Администрации.

При формировании дел на бумажном носителе и в электронном виде посредством модуля «Электронный архив» необходимо соблюдать следующие основные требования:

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.

При формировании в дела документов, представленных на бумажном носителе и в форме электронных документов, в номенклатуре дел должно быть предусмотрено одно дело, в графе «Примечание» проставляется отметка «В том числе в электронном виде».

В модуле «Электронный архив» ГИС МСЭД и ЗК МСЭД необходимо проводить работу по списанию электронных документов в дела (в процессе их регистрации или исполнения).

Документы, не списанные в дела, не могут быть переданы в архив или уничтожены в соответствии с законодательством Московской области.

197. Документы внутри дела располагаются в хронологической и (или) тематической последовательности. Нормативные правовые акты и распорядительные документы группируются в дела по видам и располагаются в хронологической последовательности вместе с приложениями к ним.

198. Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми актами и распорядительными документами, группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

199. Распоряжения Администрации по кадровым вопросам группируются отдельно от остальных распоряжений Администрации.

200. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке.

201. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

202. Лицевые счета по денежному содержанию (заработной плате) работников Администрации группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий.

203. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

204. Оформление дел - подготовка дел к хранению включает комплекс работ по их технической обработке, производится делопроизводителями. Оформление дел происходит при заведении новых дел и по завершении года.

3. Экспертиза ценности и отбор документов

для хранения или уничтожения

205. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.

206. Экспертиза ценности документов в Администрации проводится дважды:

1) в делопроизводстве - при составлении номенклатуры дел и при подготовке дел к передаче в архив Управления делами <1>;

2) в архиве Управления делами - в процессе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

--------------------------------

<1> Управление делами осуществляет функции по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образующихся в деятельности Администрации, т.е. является архивом Администрации.

207. Организацию и проведение методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Московской области, образующихся в результате деятельности Администрации, осуществляет ЦЭК.

Для участия в работе ЦЭК Администрацией предлагается кандидатура работника Управления документооборота.

208. Экспертиза ценности производится как для документов на бумажном носителе, так и электронных документов, в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации, Перечнем типовых управленческих архивных документов, номенклатурой дел Администрации, методическими рекомендациями Министерства культуры Российской Федерации, Федерального архивного агентства (Росархива) и уполномоченного государственного органа Московской области в сфере архивного дела.

4. Составление описей дел

209. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности документов, составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и акты о выделении документов, не подлежащих хранению, к уничтожению. На дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения описи не составляются.

210. Описи дел в самостоятельных подразделениях Администрации составляются делопроизводителями. Описи составляются не менее чем в двух экземплярах, отдельно на дела постоянного срока хранения, на дела временного (свыше 10 лет) срока хранения и на дела по личному составу. Описи, подготовленные самостоятельными подразделениями Администрации, служат основой для подготовки сводной описи, которую готовит архив Управления делами и по которой дела передаются в государственное бюджетное учреждение Московской области «Центральный государственный архив Московской области».

211. Прием каждого дела в архиве Управления делами производится по описям в присутствии работников самостоятельных подразделений Администрации, сдающих дела в архив Управления делами. При этом на обоих экземплярах описей напротив каждого дела, включенного в них, делается отметка о наличии дела, а также указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел.

5. Хранение и использование документов в самостоятельных

подразделениях Администрации

212. С момента создания (получения) и до передачи в архив документы на бумажном носителе хранятся по месту их формирования в дела.

Документы сроком хранения более 10 лет и постоянного срока хранения хранятся в самостоятельном подразделении 2 года, после чего передаются в архив Управления делами. Документы со сроками хранения до 10 лет подлежат уничтожению по истечении срока хранения.

Документы, созданные в электронном виде, хранятся в электронных делах модуля «Электронный архив» согласно указанным срокам хранения документов в номенклатуре дел.

213. Руководители самостоятельных подразделений Администрации обеспечивают сохранность документов и дел.

214. Дела, сформированные из документов на бумажном носителе, находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для хранения помещениях, располагаются в закрытых шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов.

V. Особенности работы с электронными документами

215. Электронные документы Администрации являются официальными документами. Электронный документ Администрации должен быть оформлен в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

216. В Администрации могут использоваться электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, а также электронные образы документов, полученные в результате сканирования бумажных документов и хранящиеся в ГИС МСЭД, ЗК МСЭД.

217. Для подтверждения подлинности электронных документов, направляемых в другие организации, используется ЭЦП должностного лица Администрации, подписавшего документ, в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

218. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в ГИС МСЭД, ЗК МСЭД во внутреннем документообороте Администрации могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами (например, «Подписано», «Согласовано» с отображением соответствующей даты согласования, подписания), при которых ЭЦП не используется, то есть идентификация должностного лица производится по его учетной записи в ГИС МСЭД, ЗК МСЭД.

219. Электронные документы или электронные образы документов, направляемые при взаимодействии с Администрацией Президента Российской Федерации, аппаратами палат Федерального Собрания Российской Федерации, иными федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, Московской областной Думой, ЦИО и ГО Московской области и государственными учреждениями Московской области, ОМСУ, а также между самостоятельными подразделениями Администрации, заверяются ЭЦП или собственноручной подписью должностного лица, подписавшего документ.

220. Прием электронных документов в адрес Правительства Московской области, Губернатора Московской области, Администрации, руководителя Администрации, первого заместителя руководителя Администрации, заместителей руководителя Администрации и соответствующих должностных лиц самостоятельных подразделений Администрации, а также отправка электронных документов, подписанных ЭЦП, или электронных образов документов, подписанных собственноручной подписью Губернатора Московской области, осуществляется Управлением документооборота.

Отправка электронных документов, подписанных ЭЦП, или электронных образов документов, подписанных собственноручной подписью соответствующих должностных лиц Администрации, осуществляется делопроизводителями в самостоятельных подразделениях Администрации.

221. При получении электронных документов, подписанных ЭЦП, поступивших из федеральных органов государственной власти, исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также государственных внебюджетных фондов, Управление документооборота осуществляет проверку действительности ЭЦП.

222. При включении электронных документов в ГИС МСЭД, ЗК МСЭД формируется регистрационная карточка, посредством которой обеспечивается поиск, доступ к документу, его контроль, хранение и использование.

223. Документы, создаваемые в Администрации и (или) поступившие в Администрацию на бумажном носителе, могут включаться в ГИС МСЭД, ЗК МСЭД после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в ГИС МСЭД, ЗК МСЭД возможно после его сравнения с подлинником документа.

224. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в ГИС МСЭД, ЗК МСЭД.

225. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется и учитывается как один документ.

226. В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в графе «Примечание», например, «В электронном виде».

227. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

228. Электронные сообщения, поступающие по МЭДО, проходят регистрацию в ГИС МСЭД в порядке, установленном распоряжением Губернатора N 516-РГ. Регистрация электронных сообщений, поступающих по МЭДО в сегменте МСЭД ДСП Администрации, осуществляется с учетом Инструкции сегмента ЗК МСЭД.

229. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в модуле «Электронный архив» ГИС МСЭД, ЗК МСЭД.

VI. Выполнение переводов

230. Входящие документы на иностранных языках, поступившие в Администрацию, до регистрации подлежат переводу на русский язык в порядке и на условиях, установленных государственным контрактом на оказание услуг для государственных нужд Московской области, заключаемым между Управлением делами и организацией, осуществляющей оказание услуг по письменному переводу текста (далее - организация), в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

231. Оказание услуг по письменному переводу текста осуществляется в сроки и объемах, указанных в заявках (с приложенным к заявке документом на иностранном языке), которые направляются в организацию по электронной почте в день поступления документа в Администрацию работником Управления документооборота.

232. Переведенный документ организация направляет в Управление делами, после чего ответственный сотрудник Управления делами перенаправляет в Управление документооборота по электронной почте. Поступивший переведенный документ обрабатывается Управлением документооборота в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

VII. Изготовление, учет, использование и хранение

печатей и штампов

233. Оттиск печати является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, если иное не определено дополнительными требованиями законодательства.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП».

234. В Администрации используются круглые мастичные гербовые и негербовые печати. В Администрации в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, используются гербовые печати. Негербовые печати (без воспроизведения герба Московской области) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

235. Порядок воспроизведения герба Московской области на печатях установлен Законом Московской области N 183/2005-ОЗ «О гербе Московской области».

236. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает руководитель Администрации на основании служебной записки инициатора изготовления.

237. В Администрации имеются следующие гербовые печати:

1) большая гербовая печать «Правительство Московской области» (диаметром 40 мм);

2) большая гербовая печать «Администрация Губернатора Московской области» (диаметром 40 мм), имеющая номер 2;

3) две малые гербовые печати «Администрация Губернатора Московской области» (диаметром 29 мм), имеющие номера 1 и 2;

4) металлическая гербовая печать «Администрация Губернатора Московской области» (диаметром 21 мм).

238. Самостоятельные подразделения Администрации могут иметь круглые негербовые печати с наименованием самостоятельного подразделения Администрации в соответствии с положениями о них.

239. Штамп, определяемый как разновидность печати прямоугольной формы, имеет размеры от 35 x 50 мм до 70 x 100 мм. Мастичные (резиновые) штампы используются в самостоятельных подразделениях Администрации для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера.

240. Для обеспечения оперативной доставки документов используются штампы «Весьма срочно» («Весьма Срочно»), «Срочно», «Вручить немедленно». При отправке корреспонденции с грифом «ДСП» на пакетах проставляется печать «Для пакетов».

241. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи руководителя Администрации разрешается использовать на поздравительных адресах, открытках и телеграммах. Использование штампов с факсимильным воспроизведением подписи при оформлении подлинников всех документов запрещается.

242. Необходимость изготовления штампа с факсимильным воспроизведением подписи руководителя Администрации определяется руководителем Администрации. Должностное лицо в Администрации, ответственное за использование и сохранность указанного штампа, назначается руководителем Администрации.

243. Изготовление печатей и штампов для Администрации производится Управлением делами в соответствии с заявками руководителей самостоятельных подразделений Администрации и подготовленными ими эскизами.

244. Изготовленные печати и штампы передаются Управлением делами под расписку работнику самостоятельного подразделения Администрации, ответственному за учет печатей и штампов, для их учета в журнале учета печатей и штампов согласно приложению 3 к Инструкции.

245. Самостоятельные подразделения Администрации, использующие в своей работе печати и (или) штампы, ведут журнал учета печатей и штампов самостоятельного подразделения Администрации с проставлением оттисков печатей и штампов.

246. Печати и штампы выдаются работником самостоятельного подразделения Администрации, ответственным за учет печатей и штампов, под расписку в журнале учета печатей и штампов работникам самостоятельных подразделений Администрации, отвечающим за их использование и сохранность. Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых Администрацией, не допускается.

247. При смене лиц, ответственных за использование и сохранность печатей и штампов, печати и штампы передаются с обязательной отметкой в журнале учета печатей и штампов.

Работник самостоятельного подразделения Администрации, которому были выданы печать или штамп, при освобождении от замещаемой должности (увольнении с работы) обязан сдать их работнику своего самостоятельного подразделения Администрации, ответственному за учет печатей и штампов, для отметки о сдаче в журнале учета печатей и штампов.

248. Гербовые печати хранятся в сейфах, иные печати (штампы) могут храниться в надежно запираемых шкафах (ящиках). При хранении принимаются меры, обеспечивающие сохранение у печатей свойств и качеств, дающих возможность использования их по назначению, а также сохранность, исключающую возможность их хищения или использования посторонними лицами.

249. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати, штампы, факсимиле подлежат возврату работнику самостоятельного подразделения Администрации, ответственному за учет печатей и штампов, для последующего уничтожения по акту согласно приложению 4 к Инструкции. В журнале учета печатей и штампов проставляются соответствующие отметки.

250. Об утере печати, штампа, факсимиле, используемого в самостоятельном подразделении Администрации, незамедлительно ставится в известность работник, ответственный за учет печатей и штампов, и руководитель самостоятельного подразделения Администрации. За нарушение правил хранения, использования, утрату печати или штампа виновное лицо несет ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

251. Контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в самостоятельных подразделениях Администрации возлагается на руководителей самостоятельных подразделений Администрации.

252. Большая гербовая печать «Правительство Московской области» и большая гербовая печать «Администрация Губернатора Московской области» хранятся у ответственных должностных лиц из числа первых заместителей, заместителей руководителя Администрации, назначенных руководителем Администрации, и учитываются в журнале учета печатей и штампов Управления документооборота.

253. Примерный перечень документов, на которые ставится большая гербовая печать «Правительство Московской области», представлен в приложении 5 к Инструкции.

254. Примерный перечень документов, на которые ставится большая гербовая печать «Администрация Губернатора Московской области», представлен в приложении 6 к Инструкции.

255. Малая гербовая печать «Администрация Губернатора Московской области» N 1 хранится в Управлении кадров и учитывается в журнале учета печатей и штампов Управления кадров.

Малая гербовая печать «Администрация Губернатора Московской области» N 1 ставится на справках, в трудовых книжках, командировочных удостоверениях.

256. В Управлении кадров находятся на хранении и используются в работе:

1) круглая негербовая печать (диаметром 40 мм) «Управление кадров Губернатора и Правительства Московской области. Для документов»;

2) круглая негербовая печать (диаметром 40 мм) «Администрация Губернатора Московской области. Комиссия по индивидуальным служебным спорам»;

3) штампы специалистов Управления кадров с уточнением должности для заверения кадровых документов;

3) штампы «Администрация Губернатора Московской области» для заполнения трудовой книжки о присвоении классного чина, об изменении сведений об образовании, об изменении фамилии;

257. Негербовая печать «Управление кадров Губернатора и Правительства Московской области. Для документов» используется для заверения:

1) рассылаемых по спискам рассылки бумажных копий документов Администрации (приказов и распоряжений);

2) копий соглашений и договоров, заключенных Администрацией Губернатора Московской области;

3) кадровых документов.

258. Негербовая печать «Администрация Губернатора Московской области. Комиссия по индивидуальным служебным спорам» ставится на протокол заседания и решение Комиссии по индивидуальным служебным спорам в Администрации.

259. В Управлении по вопросам наград и геральдики Администрации Губернатора Московской области находятся на хранении и используются в работе:

большая гербовая печать «Администрация Губернатора Московской области» (диаметром 40 мм), имеющая номер 2;

малая гербовая печать «Администрация Губернатора Московской области» (диаметром 29 мм), имеющая номер 2.

Большая гербовая печать «Администрация Губернатора Московской области» N 2 и малая гербовая печать «Администрация Губернатора Московской области» N 2 учитываются в журнале учета печатей и штампов Управления по вопросам наград и геральдики Администрации Губернатора Московской области.

Большая гербовая печать «Администрация Губернатора Московской области» N 2 ставится на бланках знаков отличия Губернатора Московской области, а также сертификатах, дипломах, оформляемых Управлением по вопросам наград и геральдики Администрации Губернатора Московской области.

Малая гербовая печать «Администрация Губернатора Московской области» N 2 ставится:

на наградных листах к государственным наградам Российской Федерации, иным наградам;

на удостоверениях к наградам Московской области;

на протоколах о представлении к награждению государственными наградами Российской Федерации, иными наградами;

на протоколах вручения государственных наград Российской Федерации, иных наград;

на списках лиц, награждаемых юбилейными наградами, иными наградами, утверждаемых Губернатором Московской области;

на бланках отчетной документации, представляемой в Управление Президента Российской Федерации по государственным наградам.

260. Металлическая гербовая печать «Администрация Губернатора Московской области» хранится в Управлении делами и используется для заверения подписи Губернатора Московской области на служебных удостоверениях членов Правительства Московской области и подписи руководителя Администрации на служебных удостоверениях работников Администрации.

261. В Управлении по организации заседаний Правительства Московской области Администрации Губернатора Московской области находится на хранении и используется в работе круглая негербовая печать (диаметром 40 мм) с надписью: «Администрация Губернатора Московской области» по окружности по часовой стрелке и надписью: «Управление по организации заседаний Правительства Московской области» по горизонтали в центре.

Указанная печать используется для заверения рассылаемых по спискам рассылки бумажных копий повесток, соглашений, выписок из протоколов и стенограмм, постановлений и распоряжений Правительства Московской области, постановлений и распоряжений Губернатора Московской области, первого Вице-губернатора Московской области - Председателя Правительства Московской области, Вице-губернаторов Московской области, руководителя Администрации, Вице-губернаторов Московской области - министра Московской области, первого заместителя Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области, заместителя Председателя Правительства Московской области - министра Правительства.

Приложение 1

к Инструкции

ОБРАЗЕЦ

журнала учета гербового бланка

ЖУРНАЛ

учета гербовых бланков

+---+------+------------+---------+--------------------+-----------------+-----------+

|N  |Дата  |Наименование|Номер    |Кому выдано         |Возврат          |Отметка об |

|п/п|выдачи|           2|выданного|                    |испорченного     |уничтожении|

|   |      |вида бланка |бланка   |                    |бланка           |(дата и    |

|   |      |            |         +----------+---------+--------+--------+номер акта)|

|   |      |            |         |ФИО       |Расписка |Дата    |Расписка|           |

|   |      |            |         |получателя|в        |возврата|о       |           |

|   |      |            |         |          |получении|        |возврате|           |

+---+------+------------+---------+----------+---------+--------+--------+-----------+

|1  |      |            |         |          |         |        |        |           |

+---+------+------------+---------+----------+---------+--------+--------+-----------+

|2  |      |            |         |          |         |        |        |           |

+---+------+------------+---------+----------+---------+--------+--------+-----------+

|3  |      |            |         |          |         |        |        |           |

+---+------+------------+---------+----------+---------+--------+--------+-----------+

Допускается вести  в  журнале раздельный учет по видам гербовых бланков (в

таком случае графа «Наименование вида бланка» может быть опущена).

Приложение 2

к Инструкции

Образец

акта об уничтожении гербовых бланков

                                        УТВЕРЖДАЮ

                                        Наименование должности руководителя

                                        _____________ (расшифровка подписи)

                                          (подпись)

                                        _____________

                                           (дата)

                                АКТ N ____

                      об уничтожении гербовых бланков

Комиссия в составе:

Должность                                                      И.О. Фамилия

Должность                                                      И.О. Фамилия

Должность                                                      И.О. Фамилия

на   основании   п.  18  Инструкции  по  делопроизводству  в  Администрации

Губернатора  Московской  области,  утвержденной распоряжением Администрации

Губернатора Московской области от ______ N _____, подготовила к уничтожению

следующие гербовые бланки:

Всего подлежит уничтожению ______________________________ гербовых бланков.

                                     (прописью)

Подписи:

                            (подпись)                          И.О. Фамилия

                            (подпись)                          И.О. Фамилия

                            (подпись)                          И.О. Фамилия

Номера  гербовых  бланков  перед  уничтожением  сверили с записями в Акте и

бланки полностью уничтожили путем

_________________________________

«__» _______ 20__ г.

Отметки в журнале учета выдачи гербовых бланков произвел:

Должность                   (подпись)                          И.О. Фамилия

______________

    (дата)

Приложение 3

к Инструкции

Образец

журнала учета печатей и штампов

ЖУРНАЛ

учета печатей и штампов

Приложение 4

к Инструкции

Образец

акта об уничтожении печатей и штампов

                                        УТВЕРЖДАЮ

                                        Наименование должности руководителя

                                        _____________ (расшифровка подписи)

                                          (подпись)

                                        _____________

                                            (дата)

                              АКТ N ________

                     об уничтожении печатей и штампов

Комиссия в составе:

Должность                                                      И.О. Фамилия

Должность                                                      И.О. Фамилия

Должность                                                      И.О. Фамилия

на основании ______________________________________________________________

                   (наименование нормативного акта, его номер и дата)

подготовила к уничтожению следующие печати и штампы:

Всего подлежит уничтожению _____________________________ печатей и штампов.

                                     (прописью)

Подписи:

                            (подпись)                          И.О. Фамилия

                            (подпись)                          И.О. Фамилия

                            (подпись)                          И.О. Фамилия

Печати  и  штампы  перед уничтожением сверили с записями в Акте и полностью

уничтожили путем __________________________________________________________

«__» _______ 20__ г.

Отметки в журнале учета об уничтожении печатей и штампов произвел:

Должность                   (подпись)                          И.О. Фамилия

______________

    (дата)

Приложение 5

к Инструкции

Примерный перечень документов, на которые ставится большая гербовая печать Правительства Московской области

1. Акты (приемки законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; оказанных услуг; списания, проведения экспертизы).

2. Архивные справки и копии (выписки из архивных документов).

3. Гарантийные письма.

4. Доверенности (на получение материальных ценностей, представление интересов в суде, других органах и организациях).

5. Договоры и соглашения, заключенные Московской областью от имени субъекта Российской Федерации <3> или Правительством Московской области <4>.

<3> Договор, заключаемый от имени Московской области, подписывается Губернатором Московской области (пункт 89 Регламента Правительства Московской области).

<4> Проект соглашения, предназначенный для подписания от имени Правительства, рассматривается Правительством в порядке, предусмотренном настоящим Регламентом, и подписывается Председателем Правительства, либо его подписание актом Правительства может быть предложено Губернатору Московской области или может быть поручено Вице-губернаторам, первому заместителю Председателя Правительства, заместителю Председателя Правительства, иным членам Правительства (пункт 90 Регламента Правительства Московской области).

6. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические).

7. Образцы подписей на открытие счетов.

8. Отчетные бухгалтерские документы (отчеты, предоставляемые в налоговую инспекцию, в пенсионный фонд, фонд социального страхования, статистическое управление).

9. Платежные расчетные документы (платежные поручения, счета, счета-фактуры, накладные, авизо).

10. Повестки заседаний Правительства Московской области.

11. Постановления и распоряжения Правительства Московской области, постановления и распоряжения Губернатора Московской области, распоряжения Вице-губернаторов Московской области, первого заместителя Председателя Правительства Московской области, заместителя Председателя Правительства Московской области - руководителя Администрации Губернатора Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области.

12. Протоколы заседаний Правительства Московской области.

13. Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемых в банк).

14. Сметы расходов.

15. Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату, начисленной и причитающейся зарплате).

Приложение 6

к Инструкции

Примерный перечень Документов, на которые ставится большая гербовая печать Администрации Губернатора Московской области

1. Акты (приемки законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, оказанных услуг, списания, проведения экспертизы).

2. Архивные справки и копии (выписки из архивных документов).

3. Гарантийные письма.

4. Доверенности (на получение материальных ценностей, представление интересов в суде, других органах и организациях).

5. Договоры и соглашения, заключенные Администрацией Губернатора Московской области.

6. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические).

7. Образцы подписей на открытие счетов.

8. Отчетные бухгалтерские документы (отчеты, предоставляемые в налоговую инспекцию, в Социальный фонд России, статистическое управление).

9. Платежные расчетные документы (платежные поручения, счета, счета-фактуры, накладные, авизо).

10. Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемых в банк).

11. Сметы расходов.

12. Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату, начисленной и причитающейся зарплате).