Закон Московской области от 25.05.2007 N 65/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области"
25 мая 2007 года | N 65/2007-ОЗ |
Принят
постановлением
Московской областной Думы
от 16 мая 2007 г. N 22/7-П
ЗАКОН
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ В МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Статья 1. Предмет регулирования настоящего Закона
Настоящий Закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Московской области и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Московской области в интересах граждан, общества и государства.
Статья 2. Полномочия исполнительных органов государственной власти Московской области в сфере архивного дела
1. К полномочиям исполнительных органов государственной власти Московской области относятся:
1) проведение государственной политики в сфере архивного дела на территории Московской области;
1.1) организация архивного дела в Московской области;
2) координация деятельности государственных органов Московской области, а также организаций Московской области, муниципальных образований Московской области по организации архивного дела в Московской области;
3) формирование и содержание Архивного фонда Московской области;
4) хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов:
а) государственных архивов, музеев, библиотек Московской области;
б) государственных органов Московской области;
в) государственных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и государственных учреждений Московской области (далее - организации Московской области);
5) создание, реорганизация и ликвидация государственных архивов Московской области, а также их содержание;
6) ведение государственного учета документов Архивного фонда Московской области и обеспечение информацией о его составе и содержании органов государственной власти Московской области, органов местного самоуправления в Московской области, физических и юридических лиц;
7) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в собственности Московской области, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований, и приеме в собственность Московской области архивных документов, находящихся в собственности Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований;
8) утратил силу. - Закон Московской области от 11.11.2021 N 219/2021-ОЗ.
2. Для осуществления полномочий органов государственной власти Московской области в сфере архивного дела Правительством Московской области формируется центральный исполнительный орган государственной власти Московской области в сфере архивного дела (далее - уполномоченный орган).
Глава 2. АРХИВНЫЙ ФОНД МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Статья 3. Состав Архивного фонда Московской области
1. Архивный фонд Московской области - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия Московской области и составной частью Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам Московской области и подлежащих постоянному хранению.
2. В состав Архивного фонда Московской области входят находящиеся на территории Московской области архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео-, фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников.
Статья 4. Включение архивных документов в состав Архивного фонда Московской области
1. Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Московской области на основании экспертизы ценности документов.
2. Решение вопросов о включении в состав Архивного фонда Московской области конкретных документов осуществляется экспертно-проверочной комиссией, создаваемой уполномоченным органом.
3. Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом, государственным, муниципальным архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов.
4. Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Московской области оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления городского округа Московской области), музеем, библиотекой с указанием обязанностей собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов, включенных в состав Архивного фонда Московской области.
Статья 5. Архивные документы, относящиеся к собственности Московской области
1. К собственности Московской области относятся архивные документы:
1) хранящиеся в государственных архивах, музеях и библиотеках Московской области (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность);
2) государственных органов Московской области и организаций Московской области.
2. Архивные документы, созданные до образования, объединения, разделения или изменения статуса муниципальных образований (до 1 января 1994 года) и хранящиеся в муниципальных архивах, являются собственностью Московской области.
3. Архивные документы, отнесенные к собственности Московской области, могут передаваться во временное пользование органам местного самоуправления городских округов Московской области для решения вопросов местного значения, установленных Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации".
4. В случае приватизации государственных или муниципальных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются соответственно в собственности Московской области или муниципальной собственности.
Глава 3. УПРАВЛЕНИЕ АРХИВНЫМ ДЕЛОМ В МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Статья 6. Создание архивов
1. Государственные органы Московской области, органы местного самоуправления городского округа Московской области обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.
Московская областная Нотариальная Палата обязана создать нотариальный архив для хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов, образовавшихся в процессе деятельности нотариусов.
2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.
Статья 7. Организация управления архивным делом
1. Государственное управление архивным делом в Московской области осуществляет уполномоченный орган.
2. Управление архивным делом в муниципальных образованиях Московской области осуществляют органы местного самоуправления городских округов Московской области.
Статья 7.1. Обязательные требования соблюдения законодательства об архивном деле на территории Московской области, оценка соблюдения которых осуществляется в рамках регионального государственного контроля (надзора), привлечения к административной ответственности
1. Утвердить перечень обязательных требований соблюдения законодательства об архивном деле на территории Московской области, оценка соблюдения которых осуществляется в рамках регионального государственного контроля (надзора), привлечения к административной ответственности (далее - обязательные требования), согласно приложению к настоящему Закону.
2. Лицами, обязанными соблюдать при осуществлении деятельности в сфере архивного дела обязательные требования, установленные настоящим Законом, являются:
органы государственной власти Московской области;
органы местного самоуправления городских округов Московской области (за исключением муниципальных архивов);
юридические лица, их обособленные подразделения (за исключением муниципальных архивов);
иные организации, в том числе иностранные, объединения и их подразделения, не являющиеся юридическими лицами;
граждане, осуществляющие деятельность на территории Московской области, их уполномоченные представители, деятельность, действия или результаты деятельности которых либо производственные объекты, находящиеся во владении и (или) в пользовании которых, подлежат государственному контролю (надзору) в сфере архивного дела (далее - контролируемые лица).
3. Объектами, к которым предъявляются обязательные требования, являются:
деятельность контролируемых лиц в сфере архивного дела;
здания, помещения, сооружения, оборудование, устройства, предметы, материалы, другие объекты, которыми контролируемые лица владеют и (или) пользуются при осуществлении деятельности в сфере архивного дела (далее - производственные объекты).
4. Оценку соблюдения обязательных требований осуществляет уполномоченный орган.
5. Подготовка и рассмотрение доклада о достижении целей введения обязательных требований, содержащихся в настоящем Законе, а также принятие решения о проведении оценки фактического воздействия настоящего Закона осуществляется в порядке, установленном Законом Московской области N 111/2021-ОЗ "О порядке установления и оценки применения обязательных требований, устанавливаемых нормативными правовыми актами Московской области".
Статья 8. Финансовое и материально-техническое обеспечение архивного дела
1. Государственные органы Московской области, органы местного самоуправления городских округов Московской области, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять создаваемым ими архивам здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.
2. Государственный орган Московской области, орган местного самоуправления городского округа Московской области, принимающие решение о реконструкции, передаче или сносе здания, в котором размещен государственный или муниципальный архив, обязаны предоставить этому архиву здание, отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов.
3. Средства государственных и муниципальных архивов (за исключением муниципальных архивов, являющихся структурными подразделениями органов местного самоуправления городских округов Московской области), полученные в результате деятельности, предусмотренной учредительными документами и приносящей доход, а также иные поступления, разрешенные законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области, используются в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области.
Глава 4. ХРАНЕНИЕ И УЧЕТ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Статья 9. Хранение документов Архивного фонда Московской области
1. Документы Архивного фонда Московской области, находящиеся в государственной собственности, хранятся:
1) постоянно - в государственных архивах, музеях и библиотеках Московской области;
2) временно - в государственных органах Московской области и организациях Московской области, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления городского округа Московской области отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Московской области и находящихся на территории муниципального образования Московской области.
2. Документы Архивного фонда Московской области, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:
1) постоянно - в муниципальных архивах, музеях и библиотеках;
2) временно - в органах местного самоуправления городских округов Московской области, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах в течение установленных сроков.
2.1. Нотариальные документы хранятся:
1) постоянно:
а) Московской областной Нотариальной Палатой в нотариальном архиве;
б) государственными и муниципальными архивами Московской области, ранее принявшими на хранение нотариальные документы от упраздненных государственных нотариальных контор;
в) местными администрациями городских округов, главами и (или) уполномоченными должностными лицами которых совершаются или совершались нотариальные действия;
2) временно:
а) нотариусами - до истечения срока хранения либо до передачи в нотариальный архив в порядке, установленном в соответствии с законодательством Российской Федерации о нотариате;
б) Московской областной Нотариальной Палатой в нотариальном архиве - до истечения срока хранения;
в) уполномоченными должностными лицами местных администраций городских округов - до истечения срока хранения.
2.2. Уполномоченное должностное лицо местной администрации городского округа в случае совершения указанных в части первой статьи 37 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 года N 4462-I нотариальных действий обеспечивает хранение, комплектование, учет и использование нотариальных документов. В случае преобразования городского округа нотариальные документы преобразованного городского округа передаются городскому округу, являющемуся правопреемником городского округа.
2.3. Органы местного самоуправления городских округов Московской области вправе принимать решения о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Московской области.
Указанные документы подлежат передаче в государственный архив Московской области на основании решения органа местного самоуправления городского округа Московской области о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Московской области, решения уполномоченного органа о приеме архивных документов в собственность Московской области и решения экспертно-проверочной комиссии, создаваемой уполномоченным органом.
3. Уничтожение документов Архивного фонда Московской области запрещается.
4. Отнесение документов Архивного фонда Московской области к особо ценным документам, в том числе уникальным документам, порядок учета таких документов, создания и хранения их страховых копий определяется уполномоченным органом.
5. Документы Архивного фонда Московской области, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками и владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей.
6. Государственные органы Московской области, органы местного самоуправления городских округов Московской области, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, нотариусы, занимающиеся частной практикой, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, утвержденными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Статья 10. Государственный учет документов Архивного фонда Московской области
1. Документы Архивного фонда Московской области независимо от места их хранения подлежат государственному учету в порядке, установленном федеральным законодательством.
2. Государственные и муниципальные архивы осуществляют государственный учет архивных документов и представляют сведения в уполномоченный орган для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Московской области.
3. Центральный исполнительный орган государственной власти Московской области, уполномоченный осуществлять организацию учета и ведения реестра собственности Московской области, совместно с уполномоченным органом обеспечивают организацию учета и внесение в реестр архивных фондов Московской области сведений об архивных фондах и архивных документах, находящихся в собственности Московской области.
Глава 5. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВОВ АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Статья 11. Источники комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами
1. Государственные органы Московской области, органы местного самоуправления городских округов Московской области, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Московской области и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами.
2. Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Московской области и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора.
3. Негосударственные организации, временно хранящие документы Архивного фонда Московской области, относящиеся к собственности Московской области или муниципальной собственности, включаются в списки источников комплектования государственных или муниципальных архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники - государственные и муниципальные организации.
Статья 12. Обязанности государственных органов Московской области, органов местного самоуправления городских округов Московской области и организаций Московской области по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами
1. Государственные органы Московской области, органы местного самоуправления городских округов Московской области, государственные и муниципальные организации обеспечивают в соответствии с правилами, установленными федеральным законодательством, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Московской области на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов постоянного хранения, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций, передающих документы.
2. При реорганизации государственных органов Московской области архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых государственных органов.
3. При изменении структуры органов местного самоуправления городских округов Московской области архивные документы в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемым органам местного самоуправления.
4. Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов федеральных органов государственной власти, федеральных государственных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, федеральных государственных учреждений, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории Московской области, могут передаваться:
1) в государственные архивы на основании договора между органом или организацией, передающей указанные документы, и уполномоченным органом;
2) утратил силу. - Закон Московской области от 20.06.2018 N 89/2018-ОЗ.
5. При реорганизации государственных и муниципальных организаций Московской области путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами, по согласованию с уполномоченным органом.
6. При ликвидации государственных органов Московской области, органов местного самоуправления городских округов Московской области, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Московской области документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.
7. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Московской области архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.
8. Негосударственные организации, осуществившие отбор и передачу в упорядоченном состоянии архивных документов, отнесенных к собственности Московской области, в государственные архивы, имеют право на возмещение произведенных на эти цели расходов в порядке, установленном Правительством Московской области.
9. Внеплановый прием документов Архивного фонда Московской области в государственные и муниципальные архивы осуществляется в случае ликвидации источника комплектования или при возникновении угрозы сохранности архивных документов. Досрочный прием документов Архивного фонда Московской области, а также временное хранение архивных документов может осуществляться государственным или муниципальным архивом на основе договора.
Статья 13. Использование архивных документов
1. Документы Архивного фонда Московской области и (или) их копии, справочно-поисковые средства к ним и информация об этих средствах предоставляются пользователям в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области, в том числе в форме электронных документов, а также путем использования информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".
2. Государственные и муниципальные архивы обеспечивают доступ пользователей к документам и делам, содержащим секретные сведения и (или) иную информацию ограниченного доступа, с учетом ограничений, установленных федеральными законами.
3. Доступ пользователей к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, а также к документам Архивного фонда Московской области, признанным в порядке, установленном уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, находящимися в неудовлетворительном состоянии, осуществляется в исключительных случаях с разрешения директора государственного или муниципального архива.
4. Государственные органы Московской области, органы местного самоуправления городских округов Московской области, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области.
5. Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, архивы государственных органов Московской области, органов местного самоуправления городских округов Московской области, государственных и муниципальных организаций представляют государственным органам Московской области и органам местного самоуправления городских округов Московской области необходимые для осуществления ими своих полномочий архивную информацию и копии архивных документов, публикуют и экспонируют архивные документы, готовят справочно-информационные издания о составе и содержании хранящихся в них документов.
6. Государственные и муниципальные (за исключением структурных подразделений органов местного самоуправления) архивы, музеи, библиотеки, а также государственные и муниципальные организации в соответствии с законодательством Российской Федерации могут на основе имеющихся у них архивных документов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивными документами платные информационные услуги, заключать с ним договоры об использовании архивных документов и справочно-поисковых средств.
7. Государственные и муниципальные архивы предоставляют государственные и муниципальные услуги в электронной форме или иной форме по выбору заявителя, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
8. Органы государственной власти Московской области и органы местного самоуправления городских округов Московской области, предоставляющие государственные услуги, не вправе требовать от заявителя представления информации и документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, относящихся к собственности Московской области, переданных на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы в Московской области и необходимых для предоставления государственных услуг. Заявитель вправе представить указанные документы и информацию в органы государственной власти Московской области и органы местного самоуправления городских округов Московской области, предоставляющие государственные услуги, по собственной инициативе.
Глава 6. НАДЕЛЕНИЕ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ
ОТДЕЛЬНЫМИ ГОСУДАРСТВЕННЫМИ ПОЛНОМОЧИЯМИ
Утратила силу с 1 января 2024 года. - Закон
Московской области от 07.07.2023 N 137/2023-ОЗ.
Глава 7. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Статья 21. Вступление в силу настоящего Закона
1. Настоящий Закон вступает в силу на следующий день после его официального опубликования, за исключением главы 6.
2. Со дня вступления в силу настоящего Закона признать утратившими силу:
Закон Московской области N 52/2000-ОЗ "Об Архивном фонде Московской области и архивах";
Закон Московской области N 73/2005-ОЗ "О внесении изменений в Закон Московской области "Об Архивном фонде Московской области и архивах".
3. Утратила силу с 1 января 2024 года. - Закон Московской области от 07.07.2023 N 137/2023-ОЗ.
Губернатор Московской области
Б.В. Громов
25 мая 2007 года
N 65/2007-ОЗ
Приложение
к Закону Московской области
"Об архивном деле в Московской области"
ПЕРЕЧЕНЬ
ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ ТРЕБОВАНИЙ СОБЛЮДЕНИЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА
ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ НА ТЕРРИТОРИИ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ, ОЦЕНКА
СОБЛЮДЕНИЯ КОТОРЫХ ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ В РАМКАХ РЕГИОНАЛЬНОГО
ГОСУДАРСТВЕННОГО КОНТРОЛЯ (НАДЗОРА), ПРИВЛЕЧЕНИЯ
К АДМИНИСТРАТИВНОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТИ
N п/п | Объекты контроля (надзора) | Обязательные требования |
| I. Обеспечение сохранности архивных документов | |
1 | Помещения архива | Не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях (часть 1 статьи 15 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации (далее - Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). Архивохранилище должно быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов (часть 1 статьи 15 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды (часть 1 статьи 15 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию (часть 1 статьи 15 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). Архивохранилище должно иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам (часть 1 статьи 15 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ) |
2 | Организация хранения | Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). Все помещения архива организации, а также стеллажи, шкафы, контейнеры, полки нумеруются. Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз, слева направо (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ) |
3 | Охрана архива | Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). Охранный режим обеспечивается путем соблюдения установленного руководителем организации порядка сдачи под охрану и снятия с охраны архивохранилищ и других помещений архива организации, где постоянно или временно хранятся архивные документы (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ) |
4 | Физическая сохранность документов | Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа (часть 1 статьи 17 Федерального закона N 125-ФЗ). Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). В архивохранилище для хранения документов устанавливаются параметры температурно-влажностного режима для хранения документов на бумажном носителе - температура 17-19 °C, относительная влажность воздуха - 50-55% (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях - не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах, не оснащенных системой кондиционирования воздуха - 2 раза в неделю; при нарушениях режима - 1 раз в сутки (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). Помещения архива организации должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). В архивохранилище запрещается хранить посторонние предметы, имущество и оборудование, употреблять пищевые продукты (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). Проведение проверки наличия и состояния архивных документов в сроки, установленные уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, оформление ее результатов (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ) |
5 | Порядок выдачи дел | Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел и оформляется: заказом (служебной запиской) на выдачу дел; актом о выдаче дел во временное пользование - при выдаче в сторонние организации. Документы выдаются из архивохранилища на основании письменного разрешения руководителя архива организации или его заместителя (если архив является учреждением), руководителя структурного подразделения организации (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). Документы выдаются из архивохранилищ на срок, не превышающий: одного месяца - для использования работниками организации и иными пользователями; шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). Продление сроков выдачи документов допускается с разрешения руководителя организации на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении/обеспечении сохранности документов (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). Вместо выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов должна размещаться карта-заместитель дела. Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела и лист использования документов (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ) |
| II. Организация учета архивных документов | |
6 | Учет архивных документов | В архиве организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят: книга учета поступления и выбытия дел, документов; список фондов; лист фонда; опись дел, документов; реестр описей (часть 1 статьи 19 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ) |
| III. Комплектование архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами | |
7 | Комплектование архива | Организация, являющаяся источником комплектования государственного (муниципального) архива, представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива (часть 1 статьи 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). В организации для проведения экспертизы ценности документов создается экспертная комиссия (далее - ЭК). В организациях, имеющих сложную структуру и/или подведомственные организации, создаются центральные экспертные комиссии (далее - ЦЭК). ЦЭК (ЭК) является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации, действует на основании положения (статья 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Описи дел, документов (годовые разделы) направляются на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии центрального исполнительного органа государственной власти Московской области в сфере архивного дела (далее - уполномоченный орган) в трех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре на электронном носителе через 3 года после завершения дел в делопроизводстве (статья 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, составляют описи дел по личному составу и описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и обеспечивают сохранность этих дел (статья 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). После утверждения и согласования Экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа описей дел, документов описи и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем организации, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены (статья 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации составляется номенклатура дел по форме, установленной уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. Организации - источники комплектования государственных (муниципальных) архивов один раз в 5 лет согласовывают номенклатуру дел с ЦЭК (ЭК) организации и представляют ее на согласование Экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа (статья 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу (статья 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ) |
| IV. Организация работы с запросами пользователей архивными документами | |
8 | Использование архивных документов | Запрос должен быть зарегистрирован в течение трех рабочих дней с момента его поступления. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в организации документов (непрофильный запрос), в течение 7 дней со дня регистрации запроса направляется в организацию, где могут храниться необходимые документы, с уведомлением об этом пользователя (части 3 и 4 статьи 26 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). Ответ на поступивший в архив организации запрос предоставляется в течение 30 дней со дня его регистрации. С разрешения руководства организации этот срок может быть продлен не более чем на 30 дней, с уведомлением об этом заявителя (части 3 и 4 статьи 26 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ). Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются по форме, установленной уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. Сведения в них должны соответствовать сведениям, содержащимся в архивных документах (части 3 и 4 статьи 26 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ) |